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变更控制——信息系统建设项目的命门
信息系统监理提出了“四控、三管、一协调”,与以前的建设工程监理的“三控、两管、一协调”来说,多出的“一控”即“变更控制”。由于信息系统工程的建设需求在前期往往很难明确,给项目带来了更多的可变因素。如果前期工作做的不够,往往在项目的后期会出现频繁的变更,引起投资的超出和进度的延期,间接导致质量的不可控制,因此变更控制成为了信息系统项目控制的“命门”。
版本:1.0版 上架时间:2021-11-30 服务商:计支宝
信息系统监理 变更控制 项目管理
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  引言


  某政府大厦的弱电工程包括综合布线、楼宇自控、安防监控、会议系统、LED屏幕、门禁和草地广播系统,投资近千万元。该系统的前期设计由建设单位委托该市一建筑设计院进行设计,包括建筑、安装与弱电系统。该工程于三月份开始土建单位进场,9月份完成建筑主体、大楼封顶,12月底要进行大楼整体竣工,开始搬迁入驻,进度压力相当大。由于前期设计阶段由建筑设计院来设计,设计内容过于粗糙,只具有参考作用,完全不能指导实际系统施工。而且在建设方的需求都不清楚的情况下,由当时做工作的承建单位做了一个工程量清单。其清单内容混乱,部分设备型号和价格混乱,完全不能反映工程的实际造价。而后来审计单位对该清单进行审计,因该审计单位没有从事弱电工程审计的经验,因此其审计价格也无法反应设备的真实价格。当土建施工到了三楼的位置,建设方对弱电项目已经完全的失去控制。


  在一切已经如此糟糕的情况下,建设单位找到了一家信息系统监理单位,将对弱电项目的管理工作委托给了信息系统监理单位,希望能够改善失控的局面。


  问题


  一开始一切都还很平静,从5月到9月一直进行着管道的暗埋工作。施工一天接一天的在进行,楼层以一个星期一层的进度在推进,弱电的管道必须在每层的楼板浇铸之前绑扎完毕,这个时期的材料以弱电使用的渡锌钢管为主,材料的单一对施工起了很大的帮助,一切都如期的在进行。


  可是这只是风暴前的片刻安静,负责该项目的监理师内心深深的知道,这个项目不好做。存在着很多严重的问题,只是目前还不到暴露出来的时候。


  1、  设计单位的问题


  目前国内的智能建筑的设计不成熟,大部分的智能建筑系统设计没有请专业的智能建筑设计院来做,而是各级建筑设计院来设计。由于各级建筑设计院并没有专业的智能建筑设计人员,并且很多目前从事这方面设计的人员都是从建筑电气设计人员转型过来的。在小一点的设计院甚至是给排水、电气、消防、空调、弱电一手包。


  非专业的人员当然不可能做出专业的设计,更何况弱电工程包含的内容广泛,技术复杂,技术更新快,需要不断的补充最新的设计知识。因此,目前设计院所做的弱电设计只有网络、电话和电视系统具有施工图的作用,能够达到按图施工的要求。而像安防监控、楼宇自控等系统大部分的设计人员本身对该系统的具体实施与工作原理并不太懂,只是参考着书本或者是某些资料做些试探性的设计,这样的设计质量自然很低。


    该工程的情况就比较明显,设计人员有过网络、电话和电视系统的设计经验,因此其设计的这部分系统基本符合要求,也比较精细,具有指导施工的意义。然而楼宇自控、安防监控、会议系统、LED屏幕、门禁和草地广播系统均没有进行详细设计,部分系统的设计甚至是空白,这样就无法为项目管理与监理以任何参考,在这样薄弱的基础上做出的清单报价自然是毫无价值,并且还会成为投资控制的绊脚石。


  2、  施工单位的问题


  该弱电项目的施工单位虽然具有信息系统集成项目施工的三级资质,但是却是一个极有中国特色的公司,公司的管理处于无序状态,没有一个正式的业务流程,完全靠管理者的个人能力支撑。该公司虽然有着比较多的业务来源,但是却没有进行企业的积累,没有一个利于企业长期发展的薪资与人事管理制度,人员流动非常大。该公司组建的项目部也存在很大的问题,项目经理的集成的资质证书还在办理当中,施工人员没有职业资格证书,没有经过正规的培训,可以说几乎就是农民工组成施工队。


  该公司取得项目的承包权并不是通过政府招标,而是通过在土建工程中的分包的方式,因此逃过了政府工程的招投标过程,可以说是一家相当有背景的系统集成公司。对于这类公司的监理难度无疑要比普通公司大很多,有着深厚的背景的公司往往在施工程序上将监理丢在一边。这种担心很快就变成了现实。


  3、  建设单位的问题


  该工程是典型的政府献礼型工程,政府领导为了自己的政绩,不顾现实施工难度,强制规定要在12月底完工。在一个错误的动机下来确定工程的工期本来就是一个最大的错误,可是为了拿到项目,承包商还是将工期承诺了下来。在不完整的设计下,做出的错误的报价清单,经过审计单位“想当然”的砍价,竟然作为投资控制的目标确定了下来,这样的开始本来就是一个笑话。然后,在这样的情况下,信息监理进场就成了这个笑话的延续。摆在信息监理前面的最严重的两个问题是:错误的进度目标,错误的成本目标。而监理需要将这两个错误的目标变成正确的目标。


  爆发


  火山的爆发只需要几个小时的时间,却可以积累上百年的危害。当土建主体完工后,弱电工程进入到了架设桥架、穿线的工作。然而,粗糙的设计图纸无法指导施工,就网络工程而言,没有进行网络系统的结构设计,所有的交换设备、防火墙、入侵检测系统的型号不明,虽然对布线的影响不大,但网络设备的变化也能导致布线的变化。安防监控的点位布置、主机、硬盘录像机和软件都需要确定,这种情况下甲方甚至没有对监控的清晰度、录像的保存时间等需求信息提出要求。而对于楼宇自动化控制这一块建设方甚至连概念都不太清楚,为了政绩,领导还是决定进行这些“先进”系统的建设。


  不断细化的设计,在不断的改变着老的系统设计,不断变化的设备材料引起了价格的巨大变化,室内装修已经在进行,只有两个月就要完工,进度的快速推进让人感到手忙脚乱,如果不能马上施工,等到装修完成了后再进行施工会给装饰带来严重的破坏,并且如此紧的工期也不允许再有任何耽搁。


变更申请单如雪片一样的飞来,不是原先没有设计,就是原来的设计满足不了要求,要不就是施工环境产生了变化。理由五花八门,但每一个理由却又十分充分,如果不妥善处理,就会影响到最后的竣工日期。施工方好像也看透了监理的心思,抓住时机提变更申请,以求增加投资。


  控制变更,挽救项目于水火之中


  信息系统建设过程中,不可避免会遇到变更问题。工程变更不只限于对设计的技术性修改,还包括增减工程清单的内容或工程量,包括施工进度计划的变动或施工程序的变换,当然,质量标准的调整、合同条款的修改或补充等也属于工程变更。实质上,工程变更就是合同的变更。 


  信息系统工程变更,可以是由于建设单位的原因而引起,也可以因为设计方面而导致,有的来自承建单位的要求,有的来自监理工程师的建议。从施工合同的角度看,设计变更与监理工程师建议的变更均属业主方的变更。


  由于项目"四控"的需要,如果项目实施过程中出现了不利或被动的情况,监理工程师就可能会主动提出工程变更的建议。但工程变更对项目建设具有"牵一发而动全身"的影响,所以,一般情况下,监理不要轻易提出工程变更建议。只有经过充分论证认为变更的确有利于解决不利或被动的局面时,方可提出变更建议,并向业主详细报告变更建议的理由,待业主作出同意决策后才能向承建商下达工程变更指令。


  监理应该客观地对待承包商提出的变更申请,尽管承包商提出的变更请求总是带有利已成分,但并非"利已"就一定不好,有时这种"利已"变更对业主也是十分有利的。对于这种情况,监理更应给予支持或协助,比如积极协调有关方面,耐心解释、说服业主等。


  在该项目中,已经说不清到底是谁的错,最关键的问题是该如何来解决目前出现的问题,防范未来将出现的问题。信息系统监理单位虽然这个时候就需要展示其领域专家的特点,但是信息系统监理单位不是项目的保护神,不是什么力挽狂澜的英雄人物。但是不管在什么环境下,信息系统监理单位和监理工程师都必须尽职尽责,尽最大的可能来使项目朝着正确的方向发展。因此在该项目中,采取了如下控制变更的监理手段。


  1、  施工方提出的变更,需要进行详细的变更理由说明
 
  要求施工方提出变更请求的时候,将其变更的理由进行充分说明,监理在审阅其变更理由的时候就可以判断出其变更请求是否是必需的,或者是否是最合理的,如果属于完全不必要的变更请求,则直接予以驳回。这样便可以减少向建设方进行说明解释的时间,提高了变更请求处理的效率。


  2、  施工方需要对变更可能引起的成本变化进行测算。


  由于信息系统项目建设方在做决定的时候,成本造价是其主要的参考因素,如果涉及到成本的大量增加则需要向相关领导汇报,取得领导同意后,才能进行变更。政府项目的资金控制是相当的严格,一般的在项目实施之前,其资金数量就已经被确定,更改投资则需要财政部门的层层审批。因此为了提高变更申请的处理效率,要求施工单位对于变更后增加或者减少的金额出具详细的预算,这样建设方在进行变更审批的时候,做到心中有数,便于建设方快速的作出变更决定。


   3、  施工方需要对变更带来的风险进行分析。


  施工单位不能随意的进行工程变更,在提高变更之前应该对变更所引起的成本、进度和风险等因素进行仔细研究,草率的提出变更是对项目也是对施工方自己的一种不负责任的行为。因此,对于施工方提出的变更申请要求其进行风险分析,对于实施变更后对于技术、经济和法律等方面是否存在风险,存在多大的风险,以及如何避免此类奉献进行详细的论证。


  4、  所有的变更需要取得建设单位的书面意见才可以实施


  为了保证监理对项目的控制,不至于让项目变成施工方独资一方的舞台,因此对于所有的与设计不符合,需要做变更的地方,一概要履行变更手续,得到建设单位的签字确认后再施工。这是进行变更控制的底线,如果这点不执行到位的话,则整个项目根本就谈不上“控制”二字。因此该项要求作为强制性措施被贯彻下去。施工单位意识到该问题的严重性后,则对于可能出现的变更会提早进行准备,否则问题出现之后,再来办手续的话,则无法保证工期进度。


  5、  监理方对变更从技术、经济和法律等方面进行综合分析,提出正确的意见。


  监理作为技术、经济和管理方面的专家,应该对建设单位的变更申请作出最佳的回应,本着一切以项目利益为主的思想,综合各方面的因素,取得最优化的方案,做出最佳的决定。并且作决定的速度要快,在进度的压力下,如果监理迟迟下不了决定的话,则可能引起建设方和施工方的意见,那样专家的形象就会大打折扣。


  快速作决定并不等于武断,武断不仅不能解决问题,还可能会给项目带来灾难性的后果。要做到快速决定,就要求监理工程师一定要使工程领域的专业人士,有着丰富的实践经验,这样才能做到快速而准确地反应。


  效果


  通过严格控制变更,施工单位意识到无法通过大面积的变更来取得项目投资的增加,加上进度的压力,使得他们不得不确定系统方案,进行系统施工。监理对提出的方案在技术、经济等方面进行了综合分析,最后经过修改取得了建设方的同意。整个工程开始走上正轨,持续的向目标推进。由于原来的投资目标不合实际,根据新确定的系统方案和设备材料进行了调整,超出了原来投资的15%,但是这些超出是合理的,为了保证系统的正常完成不得不增加相应的部分,在相关领导的同意下,投资变化得到了确认。


  总结


  由于人们无法完全的掌握未来的事情,因此变更在所难免,特别是在软件开发领域,只有变化是唯一不变的。为了以后尽量减少变化就必须在事前进行周密的计划,那些计划不详细,匆匆上阵的项目可能在项目后阶段产生大量的变化。越到项目后期,变化就越频繁,解决的成本也越大。因此信息系统项目必须实行实施前计划和实施中控制相结合的控制方式。


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