明确技术负责人是项目资料管理的直接责任人，必须对资料的符合性进行具体指导和把关，同时应不定期做好项目工程资料的自查工作。
要求项目各管理人员以及分包单位及时提交施工过程中形成的资料，并对自已收集、填写的施工资料的真实性、完整性和有效性负责。在提交专职资料员之前，对其资料进行自查，符合要求后方可提交。
资料员在接受资料时，应对资料进行细仔核查，符合要求后方可签收。对资料存在疑问的，应及时向技术负责人汇报。
资料员应建立资料清单，并及时整理收集的资料，做到资料与工程进度同步。
对于实验检验的管理要求项目应建立各项管理台账，包括各种物资试样(件)委托台账、施工过程各试验委托台账等。物资试样(件)台账内容应包括品种、规格、产地、试样编号、代表数量、是否见证、取样人、取样日期、送检日期、委托编号、报告编号以及检测结果等内容;施工过程各试验委托台账内容应包括施工部位、品种、规格、成型时间、代表数量、是否见证、取样人、取样日期、送检日期、委托编号、报告编号以及检测结果等内容。
项目应分阶段、不定期对已完的分部(分项)资料(包括实验资料)技及时进行汇总整理,并存放于项目设置的集中档案室。
项目技术负责人应加大对分包工程资料的管理力度，确保各个环节整体受控。
以下几个方面的事项需注意
所有资料“工程名称”应统一， 施工图、规划许可证、施工许可证的工程名称应一致;
各种资料的填写日期应满足正常的施工工序要求;
同一部位的各种资料名称应同一各签字人员需有相应的资历，并进行了备案;
所有资料的填写必须满足国家现行的规范标准;
相关的试验检验不得漏做、少做，如桩基的检测比例、电渣压力焊的试焊等;
资料内规定需要签字盖章的必须有签字盖章;
