用信息化加强工程项目档案管理

项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。一个项目从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成大量的文件材料，为使项目档案齐全完整准确，就需要一套行之有效的方法加以保证，这便是项目档案管理。工程项目档案管理由于其自身的特性特点，使其成为工程项目中的难点问题和薄弱环节。

最初的工程项目档案就只有浅表的记录不够具体，随着社会的不断进步，上到政府机关下到平明百姓都必须将档案作为前行的媒介来推动其发展。而工程项目的档案也就有了更高更严格的定义和要求。
 

为使档案管理更具有适用性、耐久性、安全可靠性、经济效应性和环境协调性，国家制定了一系列的法律、法规、施工技术规范及标准等。按照这些规范要求，工程的质量有个一个衡量的标准，而档案恰巧是全方位印证高标准的关键所在。一个项目不仅仅是看它成型后的宏伟壮观，还要抓其过程施工的每个环节，我们才知道此项目是不是合格的、安全的。工程质量把控主要靠人、机械、材料、技术、环境等诸多因素，而能直观体现出这一切丰富全面的就只有档案，而在我国工程项目质量出现问题而造成了人员伤亡的事件已屡见不鲜，造就了这一切不合格安全隐患工程的主要原因有偷工减料、政绩献礼，违反基建、赶工工程等情况。最令人发指的是在事发后却找不到一套完整、系统的工程项目档案，主体工程的质量无从查找施工流程和根据。而现在国家已经将档案作为工程项目验收的标准之一，如果没有完整、系统的档案不允许对其工程项目进行验收。所以档案是工程项目的关键。

企业工程档案管理的现状及难点
 

1.项目档案管理工作重视程度不够及范围、职责界定不清
 

建设项目前期、建设过程到竣工验收，各级领导非常重视立项、投资、设计、招投标、安全、质量、进度、决算、竣工验收等各环节的工作，但对办理过程和形成结果的依据性文件材料只关心是否办理完毕，不关心文件材料的集中和安全管理，以散存在个人手中为普遍存在的问题，造成形成文件责任者与文件管理者责任不清，没有做到项目档案工作与项目建设同步，没有严格执行建设项目档案“统一领导、统一管理”的管理原则。在遗留项目中有的建设单位，在建设过程中对档案管理的责任就界定不清，准备接受验收时，又将自行负责的各阶段文件材料口头委托施工单位进行整理、组卷，施工单位对这部分文件材料的形成过程不了解，只能在案卷外观质量上达到要求，其内容的完整性和准确性达不到要求，是遗留项目验收、在建项目档案管理中存在的普遍问题。
 

2.企业档案管理人才队伍问题
 

企业发展没有充分考虑到档案管理人员素质建设和能力培训，档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，未能根据档案管理工作特点强化人才队伍建设，不能实现工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合，大大降低了公司人员在档案管理工作中的配合度，很大程度上制约了整体办公效益的提升。

3.建设单位各级管理、工程技术人员档案管理意识淡薄。
 

各级管理、工程技术人员是建设项目前期和管理中文件材料的主要形成者和具体执行者，是建设项目档案进行收集、积累的主要来源。在对遗留和在建工程项目的档案管理进行分析时，大部分建设单位存在人员少、兼职多，缺乏档案管理基础和专业知识，他们习惯将自己形成的、具有参考和利用价值的文件材料放在“手边”方便再利用，主观意识上对建设项目过程中档案“统一管理”有抵触情绪，待项目检查和验收有关联时再做“回忆录”，临近整体项目竣工验收时，才感到档案管理工作麻烦、压力很大或由于工作变动又没有被监督交接“私人财产”，使原本有价值、凭证作用且无法补救的文件材料遗失和没有利用的机会，是建设项目管理的文件材料收集不全的因素。
 

提高工程档案管理水平的措施
 

1、重视并提高档案管理意识
 

各级领导和有关业务部门要切实重视档案管理工作,档案专业部门和人员要进一步明确职责范围,如参加生产调度会,参加产品鉴定会和基建工程竣工验收,参加设备开箱等。
 

2、进一步健全档案管理制度
 

首先要从业务考核入手,将工程项目档案归档管理纳入计划管理,并对工程项目竣工档案的归档范围、归档要求、归档时间以及归档职责都做出明确的规定,并通过建立岗位职责把归档任务纳入各业务部门和有关人员的工作标准之中,使归档工作制度化、程序化。其次是要把提交合格的交工资料列人工程承包合同,列入创优工程评审条件并认真实行预留交工资料保证金制度,第三是要认真执行制度。制度的保证作用,不仅要看到制度本身是否完善,更重要的是看能否贯彻执行。
 

3、加强跟踪指导
 

跟踪指导是档案部门在收集工程项目竣工档案中掌握的第一手资料,也是使竣工资料达到规范化的必要条件。工程档案产生于施工现场,贯穿于工程项目的招标、投标、施工和竣工的整个过程。档案部门要根据年度计划内容制定出跟踪指导计划,在工程项目施工开始就要派专人进行跟踪,对该项工程竣工档案交付验收提出明确要求,切实做到对工程竣工档案跟踪管理的有效控制。同时,在跟踪指导的过程中要积极主动与工程管理部门、施工单位搞好配合。档案部门在跟踪指导中应注意以下问题:第一,档案部门应摆正服务的指导思想,工程中主动配合,做到参与而不代替。要注意做好组织、协调、指导、监督工作;第二,摆正工程管理与档案工作的关系。从基本建设和工程施工角度来看,工程管理与档案工作应是主从关系,现场档案工作从属于工程管理,是工程管理的一个组成部分,它贯穿于工程的全过程。
 

4、成立重大工程项目竣工档案归档工作协调小组
 

工程项目从立项、评估、设计到施工、竣工、交付使用,其档案资料的形成、积累、归档是一个复杂的过程,在这个过程中,涉及到若干部门,众多的环节和许多专业,要保证施工档案完整准确及时地归档,就应当有一个协调的机制。笔者认为,一个比较大的工程项目,应当成立竣工档案协调小组,一般应由计划部门、基建部门、财务部门、档案部门、施工单位、使用单位等组成,以协调各方面的工作,保证工程项目竣工资料归档工作的顺利进行。

5、积极运用现代化的科学理念进行档案管理

项目档案管理的档案包括项目全生命周期的所有档案，运用传统的纸质档案一大缺点就是不易查询，保存不易，多次翻查容易损坏，即使应用图书档案系统，也只能是扫描件形式，对项目过程中的数据线索难以跟踪，需要配备经验丰富的档案管理员才能从事。

计支宝工程项目档案管理模块，自动将系统运行过程中的从立项到竣工所有过程原始数据资料进行云存储，尤其是施工过程的计量数据，施工日志，变更审批，结算报表，决算报表，付款凭证等电子化档案资料，严格按照合同清单进行归档，数据追溯更为方便，用户权限设置和三重密保让档案保密系统更为完善。